これまで何度か電話対応についてコラムでも
記事にしましたが、おかげさまでご好評いただいているようです。
コラムの内容をプリントして配っていただいた
経営者の方もいらっしゃいました。
さて、今回は「留守電の残し方」というテーマを
相手の立場に立って考えてみたいと思います。
例えば、自社の鈴木さんが外出している時に、
大切なお客さまから電話があり折り返しの電話が
欲しいというときがあります。
鈴木さんに連絡を取ろうと携帯電話に電話をかけたものの、
もし留守電だった場合、あなたならどのように留守電を残しますか？
【例えば】
「もしもし、お疲れ様です。○○です。
いま、オーストラリア商事のコアラ部長さんから電話がありまして、
ユーカリの見積もりの件で至急電話が欲しいそうです。
電話番号は03-1234-8989（パクパク）です。よろしくお願いします」
というのが、一般的な留守電の残し方ですよね。
（ちょっと、冗談が交じってますけど・・・）
では、相手の立場に立った留守電の残し方とは、
一体どのようなものでしょうか？
たとえば、電話番号は２回繰り返す。
そうですよね。正解です。
番号を聞き逃すこともありますから、
電話番号を繰り返すことも必要ですよね。
でも、それだけではありません。
留守電だけ聞いていても
なかなか電話番号まで暗記できませんので、
相手がメモする必要がありますよね。
そこで、このように改善してはいかがでしょうか？
「メモの用意をお願いします。
お疲れ様です。○○です。
いま、オーストラリア商事のコアラ部長さんから電話がありまして、
ユーカリの葉っぱ見積もりの件で至急電話が欲しいそうです。
電話番号は03-1234-8989（パクパク）です。
繰り返します03-1234-8989です。よろしくお願いします」
留守電のいちばん最初に、
【メモの用意をお願いします】と加えるのです。
たったこれだけで、聞き手はメモを用意する時間が生まれます。
特に外を歩いている時になどに留守電を聞くと、
バッグからメモを取りだすだけで留守電が終わってしまいます。
そんなとき、電話番号のメモができず、
もう一度、留守電を聞き直す場合ってありますよね？
そこで、最初にメモを用意してもらえば、
こういった無駄な通信費も節約できます。
私は一度でメモできず、留守電を聞き直すときは
通信費がもったいない気がしてしまいます。貧乏性ですかね・・・。
いずれにしても、留守電を聞く方がメモしやすいように配慮しながら、
留守電を残してあげるって素敵だと思いませんか？
最後までお付き合いいただきありがとうございます。
